Zaměstnanci

Z Nápověda
Verze z 10. 5. 2018, 03:30, kterou vytvořil Zwseditor (diskuse | příspěvky) (Uchovávání a práce s daty)

Přejít na: navigace, hledání

Zaměstnanci

Záložka zaměstnanci zobrazí seznam všech evidovaných zaměstnanců s vybranými údaji. Údaje, které mají být zobrazeny ve sloupcích, můžete vybrat a nastavit pod tlačítkem sloupce.

Nejprve je ale zapotřebí zadat zaměstnance do systému a vyplnit požadované informace.

Zadávání nového zaměstnance

  • Kliknout na „Přidat zaměstnance“


Pridat zamestnance.png


Vyplňte jméno a příjmení, číslo RFID vyplníme následně viz. kapitola "Vložit RFID", osobní číslo, datum narození, kdy začal pracovní poměr, týdenní směnu a kalendář státních svátků.

kliknout na „Uložit“ 

V tuto chvíli máte založeného zaměstnance. Pro tohoto zaměstnance je zapotřebí určit číslo RFID čipu, který bude používat (klíčenka, karta, nálepka), aby byl systém tohoto zaměstnance schopen identifikovat.

Zkopírování zaměstnance

Zde můžete vytvořit nového zaměstnance zkopírováním již stávajícího zaměstnance. Klikněte na zaměstnance, kterého chcete zkopírovat, zvolte záložku "Osobní údaje", zvolte "Kopírovat zaměstnance".

Kopirovat zamestnance.png


Nyní vyplňte potřebné údaje. Je zde možnost "Zkopírovat osobní údaje", která zkopíruje základní údaje a smlouvy. Dále klikněte na tlačítko "Uložit".


Kopirovat udaje.png

Osobní údaje

V osobních údajích zaměstnance jsou k dispozici pole, jež jste si vybrali dříve jako požadovaná pole sledovaná u zaměstnance. Zde si můžete vyplnit veškeré informace, které budete chtít u zaměstnance evidovat.

  • Postup: vyplnit údaje


Osobni udaje.png


Po vyplnění je důležité před jakýmkoliv přepnutím

kliknout na „Uložit“


Jméno a příjmení je již vyplněno a je třeba přiřadit RFID - číslo čipu, karty či nálepky zaměstnance.

  • Vložit RFID

Zjištění RFID čísla: RFID číslo zjistíte za použití terminálu. Nejprve vstoupíte do servisního menu terminálu a poté přiložíte kartu, čip nebo nálepku. Pro vstup do servisního menu stiskněte symbol ozubených kol na terminálu. Zadejte heslo pro vstup (výchozí heslo je 000000). V tuto chvíli stačí přiložit čip, klíčenku, nálepku k terminálu a číslo se zobrazí na displeji terminálu. Toto číslo zapíšete k zaměstnanci, jemuž je zjišťovaný čip přiřazen.


RFID.png


kliknout na „Uložit“

GDPR - Ochrana osobních údajů

Od aktualizace na verzi v1.8.0 z 27. 4. 2018 jsou v docházkovém systému plně implementovány nástroje potřebné pro ochranu osobních údajů - GDPR.

GDPR (General Data Protection Regulation) je obecné nařízení na ochranu osobních údajů, které začíná platit v rámci EU jednotně od 25. 5. 2018 .

Je ošetřeno Nařízením EP a Rady EU č. 2016/679 a v ČR nahrazuje současnou právní úpravu ochrany osobních údajů v podobě směrnice 95/46/ES a související zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.

Nařízení jednoznačně definuje pojmy :

  • Správce osobních údajů - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
  • Zpracovatel osobních údajů - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

Správcem osobních údajů se vždy rozumí uživatel docházkového systému, zpracovatelem může být např. externí účetní firma.

Jakožto správce si vždy v rámci organizační struktury firmy určujete seznam oprávněných osob správce osobních údajů. Pro přidělení tohoto oprávnění je potřeba kontaktovat technickou podporu dodavatele systému iTA. Dále si můžete zaznamenat údaje o zpracovatelích osobních údajů do samostatné kolonky.

Vše naleznete po kliknutí v pravém horním rohu a výběru možnosti "Spravovat (název firmy)" .

Spravovat.png


Uchovávání a práce s daty

V docházkovém systému považujeme údaje o každém zaměstnanci za jeho soukromé. Obzvláště je to jeho jméno, osobní čísla, datum narození a další podobné údaje. Vedle těchto údajů můžeme za soukromé považovat i údaje o docházce zaměstnance.

Ukončení pracovního poměru zaměstnance

Jakmile dojde k ukončení pracovního poměru některého ze zaměstnanců, je nutné rozhodnout o tom, jak bude dále naloženo s jeho osobními údaji. Upozorňuje nás na to také box přímo v dashboardu.

Box.png


Abychom si mohli následně zobrazit zaměstnance s ukončeným pracovním poměrem, je zapotřebí v kartě zaměstnanců zatrhnout příslušný Checkbox.

Zobrazeni ukoncenych.png


Nyní máme na výběr ze tří možností, jak naložit s osobními údaji zaměstnance :

  • Ponechat privátní data - zaměstnanec nebude smazán/anonymizován ale označí se, že umožňuje ponechat jeho privátní data ve společnosti
  • Anonymizovat zaměstnance - po potvrzení zaměstnanec zůstává v systému, ale jeho data jsou nevratně anonymizována
  • Smazat zaměstnance - zaměstnanec je nevratně a kompletně smazán ze systému

Moznosti.png


  • Zaměstnanec souhlasí se zachováním osobních údajů

Zaměstnanec se může rozhodnout, že je v pořádku, aby společnost uchovala jeho osobní údaje. Vzhledem k tomu, že je odpovědností správce provést tuto dohodu se zaměstnancem, úkolem iTA je pouze uchování informací, se kterými zaměstnanec souhlasil. Proto když klepnete na tlačítko "Ponechat privátní data" , systém upozorní uživatele a zaznamená kdo tuto změnu provedl.

Ponechani dat.png


  • Anonymizace dat zaměstnance

Anonymizace se provádí z důvodu, aby nebylo možné spojit konkrétní data se zaměstnancem a tím ho identifikovat. Je to operace, která smaže pouze data, umožňující identifikaci zaměstnance tzn. že budou skryty osobní údaje, jako je jméno a další identifikační údaje (osobní číslo, datum narození, počátek zaměstnání ...). Všechna ostatní data, zejména záznamy o docházce a stavech účtů zůstávají, tudíž i celková historie pro potřeby reportů zůstává zachována, pouze není zaměstnanec identifikovatelný.

Anonymizace.png


Po provedení této akce se opět zaeviduje kdo a kdy tuto změnu provedl. Osobní údaje zaměstnance jsou již anonymní a namísto nich všude uvidíme pouze " *** *** ".

Anonymizovan.png


Hvezdy.png


  • Smazání dat zaměstnance

Tato operace odstraní z databáze veškerá data zaměstnance, což znamená, že každý řádek, který patřil danému zaměstnanci, bude smazán, aniž by bylo možné jej obnovit. Tato operace může ovlivnit celkové údaje společnosti např. součet stavů účtů, protože se ztratí data o smazaném zaměstnanci z historie. Pokud upřednostňujete zachování historie stavů, bude preferovanou možností anonymizace dat zaměstnance.

Smazani.png

Pracovní smlouvy

Ve smlouvách jsou uvedeny informace, které mohou mít vliv na některá nastavená pracovní pravidla – např. úvazek.


  • Popis - Popis pracovní smlouvy
  • Platnost od - Vyplňte datum začátku platnosti smlouvy
  • Platnost do - Vyplňte datum konce platnosti smlouvy. Necháte-li nevyplněno, platí neustále
  • Osobní číslo - Osobní číslo přiřazené zaměstnanci ve firemním zařazení
  • Částečný úvazek % - Pro plný úvazek uveďte 100%, nebo nechte nevyplněno
  • Státní svátky - Kalendář dle kterého se řídí pracovní doba. Je možno jej změnit na kalendář státních svátků předdefinovaných cizích zemí, či si vytvořit vlastní.
  • Přiřazení číselníku - Slouží pro nastavení hodnoty z číselníku, viz. kapitola Číselníky. Je také možné přímo zadat novou hodnotu číselníku.
  • Týdenní směna - Pro určení týdenního pravidla
  • Pravidlo výpočtu nároku na dovolenou - Vyberete z nastavených pravidel nároku na dovolenou
  • Seznam pravidel převodů zůstatků účtů - Seznam aktivních pravidel


Příklad:


Pracovni smlouvy.png


Po vyplnění je důležité před jakýmkoliv přepnutím kliknout na "Uložit"

Seznam smluv

Nejprve musíte zaměstnanci nastavit smlouvu platnou od určitého data. To provedete stisknutím tlačítka "Přidat smlouvu" .

V případě, že chcete přidat navazující smlouvu, klikněte na tlačítko "Přidat navazující smlouvu" , která bude automaticky pokračovat od data ukončení aktivní smlouvy.


Seznam smluv.png


V případě že zaměstnanec má pracovní poměr na dobu neurčitou, kolonku "Platnost do" necháte prázdnou.

V tomto případě končí zaměstnanci aktivní smlouva 31.12.2018, po kliknutí na "Přidat navazující smlouvu" se bude aktivně počítat od 1.1.2019.


Navazujici smlouva.png

Přístupová práva

Nejdříve musíte zadat email vašeho zaměstnance a potvrdit jej. Na tuto emailovou adresu přijdou údaje o účtu a heslu. S nimi se již může Váš zaměstnanec přihlásit do docházkového systému iTA.

Nyní můžete editovat přístupová práva Vašeho zaměstnance. Dále zde vyberete, do jakého účtu smí zapisovat bez a se schvalováním absence (viz. kapitola "Schvalování" ) a také zda může prohlížet záznamy ostatních zaměstnanců.

Pristupova prava.png

Ukončení zaměstnaneckého poměru

Při ukončení zaměstnaneckého poměru je nutné zapsat datum ukončení do smlouvy zaměstnance. Pokud toto ukončení nezadáte, bude dál zaměstnanci docházka počítána. Tento údaj zadáte do osobních údajů zaměstnance, položka "Pracovní poměr skončil" .

Vrácení čipu (klíčenky, karty) a jeho následné použití

Po vrácení čipu zaměstnancem jež ukončil pracovní poměr, lze tento použít pro jiného zaměstnance. U zaměstnance vymažeme informaci o přiděleném číslu RFID. Tento údaj upravíte v záložce "Osobní údaje" , položka RFID. V tuto chvíli je číslo volné a je možné jej přidělit jinému uživateli.

Hromadné úpravy

Kliknutím na tlačítko „Hromadné úpravy“ se dostanete do menu, které se Vám postupně otevírá.


Zamestnanci8.png


V první fázi si vyberete zaměstnance, které chcete hromadně editovat. Můžete vybírat po skupinách nebo po jednotlivcích. Označení zaměstnanci se vám přidávají do pravého sloupce. Po vybrání určených zaměstnanců klikněte na tlačítko „Pokračovat“.


Zamestnanci9.png


Ve druhé fázi „Pole“ si vyberete, které pole chcete editovat. Po vybrání polí kliknete na tlačítko „Pokračovat“


Zamestnanci10.png


Ve třetí fázi „Úpravy“ zadáte samotné úpravy. Můžete použít hromadnou změnu všech polí nebo můžete použít úpravy pro jednotlivé zaměstnance. Pokud chcete použít stejná data pro hromadnou změnu, můžete použít tlačítko pro automatické doplnění z řádku „Hromadná změna“.


Zamestnanci11.png


Ve čtvrté fázi „Dokončení“ si můžete prohlédnout veškeré změny, které jste provedli. Tlačítkem „Dokončení“ uložíte hromadné změny.


Zamestnanci12.png


Po kliknutí na tlačítko „Dokončení“ se Vám zobrazí nabídka, jestli chcete pokračovat v hromadných úpravách nebo uzavřít hromadné úpravy.

Skupiny zaměstnanců

Záložka skupiny zaměstnanců umožňuje rozdělovat zaměstnance do skupin pro snadnější přehled. Jeden zaměstnanec může být ve více skupinách.

Postup vytvoření skupiny: Kliknout na "Vytvořit novou skupinu zaměstnanců"

Zamestnanci5.png


Vyplníte Název (povinná kolonka), popis (nepovinná) a zaměstnance ve skupině. Pokud jsou zaměstnanci přidáni do skupiny, kolonka s jejich jménem se zbarví na zeleno, jinak zůstává červená.


Zamestnanci6.png


Kliknete na "Uložit"


Zamestnanci7.png


Další stránka

Předchozí stránka

Zpět na hlavní stránku